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Cómo solicitar registros públicos en Washington
¿Desea acceder a registros públicos? Es útil conocer los entresijos del proceso.
Los tribunales de Washington han reconocido la Ley de Registros Públicos (RCW 42.56 y siguientes, «PRA») como un mandato firme que exige la divulgación de los registros públicos. Una solicitud redactada con claridad y que incluya la información pertinente puede ayudar a agilizar el acceso a los registros públicos que busca.
¿Quién puede presentar una solicitud?
La PRA, por lo general, no distingue entre los solicitantes.
El solicitante no está obligado a revelar su identidad ni el motivo de la solicitud y, salvo algunas excepciones, una agencia no puede limitar el acceso en función del uso que el solicitante vaya a dar a la información, aunque sí está autorizada a preguntar el propósito de la solicitud para facilitar la respuesta.
Una excepción notable es la RCW 42.56.250(8), que exime las fotografías y el mes y año de nacimiento que figuran en los expedientes personales de los empleados o voluntarios de un organismo público, incluidos los empleados y trabajadores de los organismos de justicia penal, salvo cuando lo soliciten los medios de comunicación.
Además, los organismos no pueden proporcionar «acceso a listas de personas solicitadas con fines comerciales». Por consiguiente, cuando una solicitud tiene por objeto obtener una lista de nombres o daría lugar a ella, los organismos pueden pedir —y de hecho lo hacen— que se confirme que la solicitud no tiene fines comerciales. (Si un periodista presenta una solicitud en virtud de la PRA, no se trata de un «fin comercial», sino que el objetivo es la recopilación de información periodística). Otro ejemplo es una solicitud presentada por reclusos o por depredadores sexuales violentos internados por vía civil, en cuyo caso el organismo puede evaluar la finalidad de la solicitud.
No hay límite en el número de solicitudes que una persona puede presentar, aunque, en la práctica, realizar múltiples solicitudes sobre un asunto relacionado puede causar confusión dentro de la agencia y provocar retrasos.
¿Qué se puede solicitar?
La PRA se aplica a los registros escritos, no a la información.
Un registro público debe contener información relativa a la conducta o el desempeño del gobierno que haya sido preparada, sea propiedad, sea utilizada o conservada por una agencia estatal o local, independientemente de su forma física o características. Por lo tanto, una agencia solo debe proporcionar los registros que existan en el momento de la solicitud y no tiene la obligación de crear un registro en respuesta a una solicitud.
Una solicitud debe referirse a un registro identificable que un empleado de la agencia pueda identificar razonablemente basándose en la descripción de la solicitud.
Incluso si un registro se ajusta a la definición de registro público según la PRA, se podrá retener la totalidad o parte del mismo si contiene información que entre dentro de cualquiera de las cientos de excepciones previstas en la legislación de Washington.
Estas exenciones incluyen:
- determinados expedientes de investigación, de las fuerzas del orden y de víctimas de delitos;
- notas preliminares y recomendaciones;
- expedientes sanitarios, educativos y bibliotecarios; y
- información financiera, comercial y de carácter confidencial, entre otras exenciones. La carga de la prueba de que puede denegar el acceso o la copia del expediente recae en el organismo público.
No es necesario que la solicitud mencione específicamente la PRA, y no se requieren «palabras mágicas». Sin embargo, una buena práctica sería indicar que la solicitud se realiza en virtud del capítulo 42.56 del RCW.
No es necesario que la solicitud especifique el documento; la solicitud puede referirse a categorías como «actas de reuniones». Tenga en cuenta, sin embargo, que la PRA establece específicamente que una solicitud de todos o prácticamente todos los registros preparados, en propiedad, utilizados o conservados por una agencia no es una solicitud válida de registros identificables. (Una solicitud de todos los registros relacionados con un tema concreto o que contengan una palabra clave o un nombre concreto sigue siendo una solicitud aceptable).
Proporcionar tanta información como sea posible puede ahorrar tiempo.
Así, por ejemplo, describir los tipos de registros que se buscan, el tema, los nombres de personas o lugares, cuándo se crearon los registros o cualquier otro periodo de tiempo relevante ayudará a la agencia a localizar los registros. Si una solicitud es demasiado vaga, la agencia puede solicitar una aclaración, lo que puede provocar retrasos.
Presentación de una solicitud
Cada organismo debe contar con una persona designada, como un «responsable de registros públicos», para atender las solicitudes en virtud de la Ley de Acceso a la Información Pública (PRA), por lo que se recomienda dirigir la solicitud a dicho «responsable de registros públicos».
- Aunque la Ley de Acceso a la Información Pública (PRA) no exige consultar el sitio web de un organismo para saber a quién y dónde debe enviarse una solicitud, hacerlo puede agilizar el proceso al garantizar que la solicitud llegue a la persona adecuada.
- Del mismo modo, aunque no existe un formato oficial de la PRA, utilizar el formulario de la agencia (suponiendo que este sea razonablemente completo) puede evitar retrasos.
- Sin embargo, en la práctica, es más probable que una agencia pueda identificar los registros si dispone de un documento escrito al que hacer referencia.
- Además, una solicitud verbal será más difícil de demostrar si surge una controversia sobre si una agencia ha cumplido con la PRA.
- Si la solicitud se realiza verbalmente, lo más recomendable sería hacer un seguimiento de la misma por escrito.
- Más bien, la solicitud puede dirigirse simplemente a una «agencia», lo que incluye todos los departamentos y subunidades de dicha agencia.
- Sin embargo, una vez más, la respuesta puede llegar más rápido si la agencia sabe dónde buscar.
Supresiones
Si un documento público completo o partes del mismo están exentos de divulgación, el organismo deberá suprimir únicamente las partes exentas y facilitar el resto del documento, salvo que los documentos estén totalmente exentos.
Si el organismo suprime o retiene un documento, estará obligado a proporcionar una explicación de la retención o supresión de cada documento.
El solicitante debe recordar a la agencia que solo censure o retenga aquellas partes de la solicitud que la agencia considere exentas, que facilite el resto del expediente y que proporcione un registro en el que se explique qué se retiene y el fundamento de las censuras.
Plazos
Tras recibir una solicitud en virtud de la Ley de Acceso a la Información Pública (PRA), un organismo debe responder en un plazo de cinco días hábiles, ya sea facilitando el documento, denegando la solicitud o acusando recibo de la misma y proporcionando una estimación razonable del tiempo necesario para responder.
- Si un organismo no responde dentro de ese plazo, el solicitante debe realizar un seguimiento.
- La PRA exige que una agencia responda en un plazo de cinco días desde la recepción de la solicitud; no hacerlo constituye una infracción legal.
- Es habitual que una agencia deniegue la solicitud o responda con una estimación de cuándo estarán disponibles los documentos.
- Si se necesitan algunos documentos antes que otros, el solicitante debe indicarlo en la solicitud.
- Si se solicita un gran volumen de registros o es probable que algunos registros tarden más tiempo en localizarse que otros, el solicitante puede pedir que los registros se faciliten de forma continua a medida que estén disponibles, en lugar de en una sola entrega cuando se hayan localizado todos los registros pertinentes.
- Una vez más, cuando la agencia comience a facilitar los registros, deberá revelar qué documentos se están reteniendo y en qué se basa dicha retención.
Consejos adicionales: qué hacer y qué no hacer
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Lleve un registro de si la agencia ha respondido íntegramente a su solicitud, qué se ha dicho y cuándo.
Esto resultará útil en caso de que el solicitante tenga que emprender acciones legales para obtener acceso a cualquier documento retenido.
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Facilite sus datos de contacto y anime al responsable de registros públicos a ponerse en contacto con usted si tiene alguna pregunta.
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Pida un formato específico si es necesario,
aunque, como se ha señalado anteriormente, una agencia no está obligada a crear un registro que se ajuste al formato elegido y es posible que no disponga de la tecnología necesaria para crear el registro en el formato preferido.
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Indique si desea inspeccionar los registros, copiarlos o ambas cosas.
Las agencias pueden cobrar una tarifa por las copias; el solicitante puede pedir un presupuesto de los gastos de copia antes de que se realicen las copias.
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No realice múltiples solicitudes sobre el mismo asunto si no obtiene respuesta, ya que eso puede causar confusión más adelante.
Lo mejor sería hacer un seguimiento de la solicitud original.
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No combine una solicitud de registros públicos con otra correspondencia dirigida a una agencia ni la oculte entre otros tipos de documentos que envíe.
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No dé por sentado que la solicitud incluye documentos creados después de la fecha de la misma.
Para obtener nuevos registros creados después de la fecha de su solicitud, debe presentar una solicitud de «actualización» por separado.